Jahresabschluss & Bilanz

Wer einen Jahresabschluss aufstellen muss

Die Grundpflicht steht in § 242 HGB: Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss jedes Geschäftsjahrs eine Bilanz aufzustellen, dazu eine Gegenüberstellung von Aufwendungen und Erträgen, die Gewinn- und Verlustrechnung. Beides zusammen ist der Jahresabschluss. § 242 Absatz 4 HGB nimmt Einzelkaufleute aus, die die Schwellen des § 241a HGB nicht überschreiten: nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und nicht mehr als 80.000 Euro Jahresüberschuss an den Abschlussstichtagen zweier aufeinanderfolgender Geschäftsjahre. Diese Beträge gelten in der Fassung des Wachstumschancengesetzes vom 28.03.2024 und sind nach Artikel 92 EGHGB erstmals auf das nach dem 31.12.2023 beginnende Geschäftsjahr anzuwenden. Steuerlich nennt § 141 Absatz 1 AO seit dem 01.01.2025 dieselben Beträge.

Kapitalgesellschaften trifft mehr. Nach § 264 Absatz 1 HGB erweitern sie den Jahresabschluss um einen Anhang, der mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung eine Einheit bildet, und stellen einen Lagebericht auf. Über § 264a HGB gilt das auch für die OHG und die KG ohne eine natürliche Person als persönlich haftenden Gesellschafter, also für die GmbH & Co. KG. Die Aufstellung hat in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahrs für das vergangene zu erfolgen; kleine Kapitalgesellschaften dürfen sich bis zu sechs Monate Zeit lassen, wenn das einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht. Kleinstkapitalgesellschaften brauchen nach § 264 Absatz 1 Satz 5 HGB gar keinen Anhang, wenn sie die dort genannten Angaben unter der Bilanz ausweisen.

Größenklassen und die seit 2024 geltenden Schwellenwerte

Wie umfangreich der Abschluss ausfällt, entscheidet die Größenklasse. Die Beträge des § 267 HGB wurden durch das Zweite Gesetz zur Änderung des DWD-Gesetzes und handelsrechtlicher Vorschriften angehoben, in Kraft seit dem 17.04.2024. Wer noch mit den alten Werten arbeitet, ordnet sein Unternehmen zu groß ein.

Klein ist eine Gesellschaft, die mindestens zwei der drei Merkmale nicht überschreitet. Die Rechtsfolge tritt nach § 267 Absatz 4 HGB erst ein, wenn die Werte an den Abschlussstichtagen zweier aufeinanderfolgender Geschäftsjahre über- oder unterschritten werden; ein einzelnes starkes Jahr ändert die Klasse also nicht. Die Arbeitnehmerzahl ist nach § 267 Absatz 5 HGB der Durchschnitt der vier Quartalsstichtage ohne Auszubildende. Anzuwenden sind die neuen Beträge nach Artikel 93 EGHGB erstmals für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2023 beginnen, mit dem Wahlrecht, sie bereits auf ein nach dem 31.12.2022 beginnendes Geschäftsjahr anzuwenden, dann aber nur insgesamt für §§ 267, 267a und 293 HGB. Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit natürlicher Person als Vollhafter bleiben außerhalb dieser Systematik; sie werden erst über das Publizitätsgesetz erfasst, das zwei der drei Merkmale 65 Millionen Euro Bilanzsumme, 130 Millionen Euro Umsatzerlöse und 5.000 Arbeitnehmer voraussetzt.

Prüfung, Offenlegung, Ordnungsgeld

Prüfungspflichtig sind nach § 316 Absatz 1 HGB Jahresabschluss und Lagebericht von Kapitalgesellschaften, die nicht klein im Sinne des § 267 Absatz 1 HGB sind. Die Folge einer unterbliebenen Prüfung ist hart: Der Jahresabschluss kann nicht festgestellt werden.

Offengelegt wird nicht mehr im Bundesanzeiger. § 325 Absatz 1 Satz 2 HGB verlangt die elektronische Übermittlung an die das Unternehmensregister führende Stelle zur Einstellung in das Unternehmensregister; nach Artikel 88 EGHGB gilt das für Rechnungslegungsunterlagen von Geschäftsjahren, die nach dem 31.12.2021 beginnen. Die Frist beträgt nach § 325 Absatz 1a HGB längstens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag. Versäumt ein Geschäftsführer sie, setzt das Bundesamt für Justiz nach § 335 HGB ein Ordnungsgeld von 2.500 bis 25.000 Euro fest, ermäßigt auf 500 Euro bei Kleinst- und 1.000 Euro bei kleinen Gesellschaften, wenn nach der Sechswochenfrist nachgeholt wird.

Warum der offengelegte Abschluss wenig zeigt

Kleine Kapitalgesellschaften legen nach § 326 Absatz 1 HGB nur Bilanz und Anhang offen, und der Anhang braucht die Angaben zur Gewinn- und Verlustrechnung nicht zu enthalten. Kleinstkapitalgesellschaften reichen nach § 326 Absatz 2 HGB nur die Bilanz ein und können statt der Offenlegung die dauerhafte Hinterlegung beantragen. Wer also den Abschluss eines Geschäftspartners abruft, sieht bei kleinen Gesellschaften keine Erträge und keine Aufwendungen.

Auch der Anhang selbst ist bei kleinen Gesellschaften schmal. § 288 Absatz 1 Nummer 1 HGB befreit sie vom Anlagenspiegel nach § 284 Absatz 3 HGB, Nummer 2 zusätzlich von zahlreichen Angaben des § 285 HGB, darunter die Aufgliederung der Restlaufzeiten nach Nummer 2, die außerbilanziellen Geschäfte nach Nummer 3, die Geschäfte mit nahestehenden Unternehmen und Personen nach Nummer 21 und der Nachtragsbericht nach Nummer 33.

• Pflicht bleibt § 285 Nummer 1 HGB: Gesamtbetrag der Verbindlichkeiten mit einer Restlaufzeit über fünf Jahren und der durch Pfandrechte gesicherten Verbindlichkeiten unter Angabe von Art und Form der Sicherheiten
• Pflicht bleibt § 285 Nummer 3a HGB: sonstige finanzielle Verpflichtungen, die nicht in der Bilanz stehen, mit gesondertem Ausweis von Pensions- und Konzernverpflichtungen
• Pflicht bleibt § 268 Absatz 7 HGB: Haftungsverhältnisse, im Anhang, jeweils gesondert und unter Angabe gewährter Sicherheiten

Die zweite Position ist die wichtigste. Miete, Leasing und Bestellobligo ergeben eine Gesamtverpflichtung, die die Bilanz nicht zeigt. Kreditgeber rechnen sie hinzu. Wer sie von sich aus aufbereitet, nimmt der Analyse die Interpretation ab. Wer den vollständigen Abschluss freiwillig vorlegt, steht besser da als sein Eintrag im Unternehmensregister.

Warum die Bank den Abschluss verlangt

Die Vorlage ist keine Höflichkeit, sondern Aufsichtsrecht. § 18 Absatz 1 Satz 1 KWG verpflichtet Kreditinstitute, sich bei Krediten von insgesamt mehr als 1.500.000 Euro oder mehr als 10 Prozent des Kernkapitals nach Artikel 25 der Verordnung (EU) Nr. 575/2013 die wirtschaftlichen Verhältnisse offenlegen zu lassen, insbesondere durch Vorlage der Jahresabschlüsse. Die Schwelle liegt seit dem 31.03.2026 bei 1.500.000 Euro; zuvor waren es 750.000 Euro. Darunter fordert die Bank den Abschluss aus eigenem Interesse an, oberhalb muss sie es.

Was Kreditgeber im Einzelnen ansehen

Warum die Zeitreihe zählt

Der zeitliche Abstand als Problem

Rechnet man die Aufstellungsfrist von sechs Monaten für kleine Gesellschaften und die Offenlegungsfrist von einem Jahr zusammen, bildet ein im November eingereichter Abschluss Geschäftsvorfälle ab, die bis zu 23 Monate zurückliegen. Deshalb ist die aktuelle BWA keine Ergänzung, sondern der eigentliche Beleg der gegenwärtigen Lage. Der Jahresabschluss liefert die abgestimmte Basis, die BWA den aktuellen Stand.

Vorbereitung auf das Bankgespräch

• Drei vollständige Abschlüsse, nicht nur die offengelegten Teile
• Aktuelle BWA mit Summen- und Saldenliste zum selben Stichtag
• Erläuterung zu jeder Position, die sich um mehr als zehn Prozent verändert hat
• Auflistung der nicht bilanzierten Verpflichtungen nach § 285 Nummer 3a HGB
• Bei Personengesellschaften: Entnahmen und ein kalkulatorischer Unternehmerlohn
• Überleitung von der BWA zum letzten Abschluss

Häufige Fragen